In februari publiceerde BADO een handreiking over de controle op aanbestedingsrechtmatigheid. Tijdens de drukte rond de jaarrekening 2025 is de kans groot dat deze erdoorheen geglipt is of je nog niet de tijd genomen hebt om deze goed door te lezen. Ik hoor in de laatste categorie. Bij het doorlezen was ik onder de indruk van hoe goed BADO deze controle uitlegt. Een aantal zaken wil ik vanuit mijn ervaring extra uitlichten, omdat 29 pagina’s lezen niet voor iedereen even leuk is, maar aanbestedingsfouten bij veel gemeenten wel een groot aandeel van de fouten in de rechtmatigheidsverantwoording zijn.
Wat maakt aanbesteden dan zo lastig? De regels zijn complex, veranderen regelmatig en gelden voor iedereen in de organisatie die inkoopbevoegdheid heeft. En dat zijn er bij gemeenten vrij veel. Budgethouders die zelfstandig inkopen, zonder dat inkoop of juridische zaken hierbij betrokken worden. Niet uit kwade wil. Onbewust onbekwaam is een term die ik hiervoor vaak gebruik. Juist de veelheid aan mensen die inkoopbevoegdheid hebben is waarom aanbestedingsfouten zo vaak voorkomen en zo groot kunnen uitvallen.
Mijn takeaways uit de handreiking:
De raming is je fundament
Een deugdelijke raming vooraf bepaalt welke procedure gevolgd moet worden. Twee of drie jaar later, bij de beoordeling van de contractwaarde, is die raming je enige houvast. De handreiking werkt dit goed uit, inclusief het behandelen van opties en verlengingen in de berekening. Een terecht aandachtspunt in de notitie: ramingen die net onder de drempelwaarde uitkomen zonder onderbouwing.
Ken het type overeenkomst
De handreiking behandelt per contractvorm de specifieke risico’s en controlevragen. Raamovereenkomsten verdienen bijzondere aandacht: geen onbepaalde looptijd, geen onbeperkte verlenging, maximale waarde altijd opnemen. Ik zie hier in de praktijk structureel fouten. Ook de OZA, het DAS en open house komen aan bod. Het herkennen van het contracttype is de eerste stap in de controle, want de interpretatie van de aanbestedingsregels hangt daar direct van af.
Over de OZA specifiek: gemeenten grijpen hier naar mijn mening te snel naar. De jurisprudentie van het Europese Hof is helder: de OZA is een uitzondering die restrictief moet worden gemotiveerd. In de praktijk leidt onterecht gebruik regelmatig tot kort gedingen, verboden op uitvoering en schadeclaims. Wie toch meent dat een OZA gerechtvaardigd is, kan het risico beperken door vrijwillig te publiceren via TenderNed met een wachttermijn van 20 dagen (artikel 4.16 lid 1 jo. 4.17 Aw 2012). Dat maakt de overeenkomst daarna onaantastbaar, mits de motivering stevig is en de aankondiging voldoende informatie bevat dat de aanbestedende dienst terecht een-op-een gegund heeft. Dit wordt echter zelden gedaan.
Stratificeer je data en spreek de taal van je accountant
De handreiking introduceert een spendanalyse van tien stappen, beginnend bij de aansluiting op de financiële administratie. Goede, zichtbare aansluitingen zijn hierbij een vereiste. Ook de stratificatie van boekingen in subsidies, publiek-publieke samenwerking en reguliere crediteuren (met daarbinnen key items en restmassa) is belangrijk om goed in kaart te brengen. De SDO-notitie Uitvoering van de controle op aanbestedingsrecht van de NBA hanteert dezelfde systematiek, dat is geen toeval. Jouw accountant toetst jouw werk langs dezelfde lijnen.
Stem vroegtijdig af met de accountant
De handreiking sluit af met samenwerking. Verrassingen tijdens de jaarrekeningcontrole wil je voorkomen. Het al dan niet extrapoleren van fouten is erg afhankelijk van je controleaanpak. Controleer je middels een integrale spendanalyse dan hoef je niet te extrapoleren, doe je een gegevensgerichte steekproef dan extrapoleer je de fout wel. Stem je aanpak vroegtijdig af met de accountant. Vroegtijdig afstemmen vergroot de betrouwbaarheid van de VIC en leidt tot een soepelere samenwerking.
De VIC is en blijft intern: het stelt het college in staat verantwoording af te leggen aan de raad en haar inwoners. De accountant geeft vervolgens een oordeel over de rechtmatigheidsverantwoording en kijkt daarin ook naar de opzet en uitvoering van jouw VIC. Reden te meer om de kwaliteit op orde te hebben.
Hulp nodig bij de inrichting van je VIC op aanbestedingen, of wil je sparren over je controleaanpak? Ik denk graag mee.
BADO Handreiking controle aanbestedingsrechtmatigheid: https://www.rijksoverheid.nl/documenten/2026/02/03/handreiking-controle-aanbestedingsrechtmatigheid
NBA SDO-notitie Uitvoering van de controle op aanbestedingsrecht: https://www.nba.nl/tools-en-ondersteuning/publicaties/2019/uitvoering-controle-aanbestedingsrechtmatigheid-jaarrekeningcontrole-decentrale-overheden/
