Stel een willekeurige auditor de vraag: hoe kom jij tot je controlepopulatie? De kans is groot dat het antwoord begint bij de boekhouding. Begrijpelijk, maar er ontbreekt een stap.

Het onderzoek wordt zorgvuldig uitgevoerd, de steekproef is verantwoord getrokken, de checklist is actueel, maar de controlepopulatie is bepaald op basis van een ruwe export uit de boekhouding. Zonder aansluiting op de Iv3-aangifte. Dat klinkt als een detail, dat is het niet.

In dit artikel leg ik uit wat de Iv3 is, hoe die technisch is opgebouwd en waarom het maken van aansluiting met de Iv3-aangifte wat mij betreft een verplichte stap is in elke VIC. Voor de koppeling aan de praktijk gebruik ik het Sociaal Domein. Het Sociaal Domein is goed voor ongeveer 40% van de gemeentelijke lasten en dus is het bepalen van de controlepopulatie van wezenlijk belang.

Wat is de Iv3?

Elke gemeente in Nederland is verplicht om meerdere keren per jaar financiële gegevens aan te leveren bij het CBS. Dit gebeurt via de Informatie voor Derden, kortweg Iv3. De aanlevering volgt een vast ritme: de begroting in november voorafgaand aan het begrotingsjaar, kwartaalrapportages in de loop van het jaar en de jaarrekening uiterlijk in juli van het jaar daarna. Het CBS verzamelt deze gegevens namens een breed palet aan afnemers: het ministerie van BZK, de Europese Unie, de financieel toezichthouder en het CBS zelf. De data worden ook als open data gepubliceerd; raadsleden, journalisten, burgers en ook auditors kunnen er gewoon in kijken via findo.nl.

De Iv3-aangifte dekt de volledige financiële positie van een gemeente: baten, lasten en de balanspositie. De gegevens worden gebruikt voor de verdeling van het gemeentefonds, de berekening van het EMU-saldo (de Europese norm voor het begrotingssaldo van de overheid als geheel) en de monitoring van het sociaal domein door het Rijk. Dat laatste is niet zo breed bekend. Goed om te weten is dat het Rijk de Iv3-data niet gebruikt als verantwoordingsinformatie, maar als sturingsinformatie. Er kan op basis van de Iv3-aangifte dus niet worden teruggevorderd.

Opbouw Iv3-systematiek

De Iv3 volgt de inrichting van de gemeentelijke administratie zoals vastgesteld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Die inrichting is opgebouwd langs twee assen, aangevuld met de balans.

De eerste as, budgetnummer/kostenplaats, is gekoppeld aan de functionele indeling via de functiecategorieënlijst (FCL): aan welk taakveld wordt een baat of last toegerekend? De tweede as, grootboekrekening/kostensoort, is gekoppeld aan de economische indeling via de economiecategorieënlijst (ECL): wat is de aard van de uitgave of inkomst?

Daarnaast bevat de Iv3-aangifte de balansposten. Activa zoals vaste activa, voorraden en vorderingen, en passiva zoals voorzieningen, langlopende schulden en overlopende passiva maken integraal onderdeel uit van de aangifte.

Waarom is de Iv3-aangifte waardevol voor de VIC?

Gemeenten presenteren hun begroting en jaarrekening aan de raad via programma’s, subprogramma’s en thema’s. Intern worden budgetnummers/kostenplaatsen aan deze programmastructuur gekoppeld. De Iv3-aangifte werkt echter langs een andere indeling: taakvelden en economische categorieën, zoals voorgeschreven door het BBV. Elke gemeente moet baten en lasten vertalen van de eigen programmastructuur naar de juiste FCL- en ECL-codes.

Die vertaalslag is precies waar de Iv3 voor de VIC waardevol wordt. Veel auditors grijpen bij het bepalen van de controlepopulatie direct naar de boekhouding. Door in plaats daarvan eerst de aansluiting te maken met de Iv3-aangifte, weet je zeker dat de bedragen die je controleert daadwerkelijk horen bij het proces dat je controleert.

Een bijkomend voordeel: ook bij het opstellen van het controleplan is de Iv3-begroting een waardevolle eerste filter. Op basis van de begrote bedragen per taakveld kun je al vroeg afwegen welke processen relevant zijn en welke niet.

Iv3 in de praktijk

Het Sociaal Domein, taakveld 6, omvat drie domeinen: de Participatiewet, Wmo en Jeugd. Elk domein heeft zijn eigen FCL-codes en bijbehorende ECL-categorieën. De matrix hieronder laat zien welke combinaties hoofdzakelijk voorkomen en dus relevant zijn voor de VIC. Ik zal een paar voorbeelden aanhalen hoe de controlepopulatie aangesloten kan worden op de Iv3.

Gemeenten gebruiken voor het administreren van de lasten in het Sociaal Domein een ander pakket dan het boekhoudpakket. Een pakket dat kan communiceren met het landelijke berichtenverkeer. Dit is voor 90% van de gemeenten Suite4Sociaal Domein of Civision. Vanuit dit pakket wordt de controlepopulatie bepaald, aangezien je hier op beschikkingsniveau je rechtmatigheid moet vaststellen. Als we dan kijken naar Jeugd en Wmo, dan wordt het grootste deel van de zorg ‘in natura’ verstrekt: de door de gemeente gecontracteerde zorgaanbieder levert zorg aan de inwoner en stuurt de factuur naar de gemeente. Door de controlepopulatie aan te sluiten met ECL 3.4.1 Sociale uitkeringen in natura en het bijbehorende taakveld, stel je vast of de controlepopulatie aansluit met de boekhouding en dus volledig is. In de matrix zijn deze cellen groen weergegeven.

Let op: voor de PGB is het niet mogelijk om de subadministratie aan te sluiten met de Iv3. Dit komt doordat de SVB werkt met voorschotbetalingen. Gebruik voor deze aansluiting de overzichten die de SVB ieder kwartaal verstrekt.

Veel gemeenten werken voor de intensievere jeugdhulp regionaal samen via een gemeenschappelijke regeling (GR). De in 2025 ingevoerde nieuwe FCL-indeling maakt dit onderscheid eenvoudiger zichtbaar: de regionale en landelijke taakvelden zijn nu expliciet uitgesplitst. Dat helpt bij de aansluiting en bij de beoordeling of de toewijzing klopt.

Een ander punt dat belangrijk is wanneer er via een GR gewerkt wordt, is de mate van zeggenschap. Hier zijn twee smaken mogelijk: mandaat of delegatie. Bij mandaat blijft de gemeente verantwoordelijk en lopen de lasten via ECL 3.4.1 Sociale uitkeringen in natura. Bij delegatie draagt de gemeente de uitvoering over en verschijnen de lasten als bijdrage aan de GR onder ECL 4.3.3 Inkomensoverdrachten – gemeenschappelijke regelingen (paarse cellen in de matrix). In de Iv3-aangifte herken je dit doorgaans aan de hoogte van de bedragen.

Pro-tip: Controleer ook of de gekozen ECL klopt met de afgesproken mate van zeggenschap in de gepubliceerde afspraken met de gemeenschappelijke regeling op https://lokaleregelgeving.overheid.nl/ZoekUitgebreid

De verrekeningen, grijs weergegeven in de matrix, komen voor in alle taakvelden. Deze lasten hebben betrekking op andere processen en controleer je over het algemeen niet bij de VIC’s voor het Sociaal Domein.

Tot slot

De Iv3-aangifte is geen technisch bijproduct. Het is het kader waarbinnen de financiële verantwoording van gemeenten is ingericht en daarmee de beste basis voor het vaststellen van je controlepopulatie. Wie die aansluiting overslaat of pas achteraf maakt, controleert misschien technisch correct, maar niet altijd het juiste.