Subsidieverstrekking is een proces dat bij veel gemeenten op de stapel blijft liggen tot het najaar. Dat is zonde, want het is juist een van de processen waarbij je het meeste profijt hebt van een vroege start. In dit artikel deel ik mijn aanpak voor de verbijzonderde interne controle (VIC) op subsidies, van voorbereiding tot rapportage.

Waarom subsidies als startpunt?

Omdat 80% van de verstrekte subsidies bij gemeenten al in het eerste kwartaal bekend is. Dat maakt dit proces bij uitstek geschikt om vroeg in het boekjaar mee te beginnen. Vroeg starten = meer tijd voor goede controle = minder stress richting de jaarrekening.

Mijn aanpak stap voor stap

1. Vorig jaar doornemen Bekijk de bevindingen van zowel de accountant als de VIC. Besteed extra aandacht aan de risicoanalyse: wat was vorig jaar een risico, en is dat veranderd?

2. Normen- en toetsingskader actualiseren Verwerk gewijzigde en nieuwe verordeningen in de checklist. Dit zorgt ervoor dat je met een actueel normen- en toetsingskader werkt voordat je begint.

3. Startgesprek met de proceseigenaar Dit is wat mij betreft de meest waardevolle stap. Ik bespreek wijzigingen in het proces, werk samen de risicoanalyse bij en check de status van eerdere aanbevelingen. Zo creëer je direct draagvlak en volledigheid. Ik neem hierin ook de planning en verwachtingen mee, dat voorkomt verrassingen tijdens de uitvoering.

4. Subsidieregister opvragen en aansluiting maken Maak een koppeling tussen het subsidieregister en de boekhouding.

Pro-tip: sluit ook aan op de IV3-aangifte van het eerste kwartaal via categorie 4.2. Let op: Het bedrag in de IV3-aangifte kan hoger uitvallen dan je subsidieregister. Dit komt doordat de afbakening van subsidies volgens de Awb iets afwijkt van de definitie die Eurostat hanteert.

5. Procesbeoordeling en lijncontrole Hiermee stel je het bestaan van beheersmaatregelen vast. Beoordeel niet alleen de opzet van het proces, maar ook of de maatregelen in de praktijk daadwerkelijk worden uitgevoerd.

6. Steekproef trekken Procesgericht of gegevensgericht, afhankelijk van het oordeel over de kwaliteit van het proces. Een goed werkend proces rechtvaardigt een kleinere, procesgerichte steekproef. Twijfel je aan de kwaliteit? Kies dan voor een gegevensgerichte aanpak.

7. Dossiers opvragen en toetsen Via het subsidieteam, het zaaksysteem, DMS of een andere bron. Toets de geselecteerde dossiers, met de checklist, op volledigheid en rechtmatigheid.

8. Rapporteer en bespreek Schrijf het controlememorandum en bespreek dit met de proceseigenaar.

Dit laatste vind ik essentieel. Een rapport in de la leggen helpt niemand. Door het gesprek aan te gaan zorg je voor begrip, draagvlak en echte opvolging. Dat is wat de VIC waardevol maakt, niet alleen het signaleren van fouten, maar het bijdragen aan verbetering.

Bonus-tip: Zoek het normen- en toetsingskader op via de raadsinformatiewebsite van de gemeente. Dit zorgt ervoor dat je de meest actuele versie hebt. Voor het actualiseren gebruik ik https://lokaleregelgeving.overheid.nl/ZoekUitgebreid, selecteer je gemeente en zoek op de juiste termen uit je normenkader.

Tot slot

Dit is hoe ik de VIC op subsidieverstrekking aanpak. Het is een proces dat zich goed leent voor een gestructureerde, vroege uitvoering en dat bij veel gemeenten meer aandacht verdient dan het krijgt.